Als Praxismanagerin oder Praxismanager ist es Ihre Aufgabe, für einen möglichst reibungslosen Praxisablauf zu sorgen. Dazu gehört es, Strukturen aufzubauen und Abläufe zu dokumentieren.
In der Aufbauorganisation verschaffen Sie sich einen Überblick darüber, welche Aufgaben es in Ihrer Praxis zu erledigen gibt und teilen diese Aufgaben den passenden Medizinischen Fachangestellten (MFA) zu.
In der Ablauforganisation geht es darum festzustellen, wie in der Ihnen und Ihren MFA verfügbaren Zeit ein möglichst großer Nutzen für Ihre Praxis und Ihre Patientinnen und Patienten erreicht werden kann.
Zeitmanagement
Ein wichtiger Bestandteil der Praxisorganisation ist das Zeitmanagement. Hierbei wird der Zeitbedarf verschiedener Arbeiten ermittelt und das in Zukunft erwartete Arbeitsaufkommen geschätzt. Für wiederkehrende Routinearbeiten können feste Zeitblöcke angelegt werden, für Unverhofftes werden Puffer geschaffen. Puffer sollten nicht unterschätzt werden, denn ein einziger Notfallpatient kann den ganzen Praxisablauf durcheinanderbringen.
Nicht jeder Patiententermin nimmt gleich viel Zeit in Anspruch. Daher ist es wichtig, die Zeiten für verschiedene Terminarten zu messen und entsprechende Zeitfenster anzulegen, um Leerläufe und Verzögerungen zu vermeiden. Es sollten regelmäßige Kontrollen durchgeführt werden, um eventuelle Änderungen in der Bearbeitungszeit von Arbeiten früh genug zu erkennen und die Zeitfenster anpassen zu können.
Sie sollten außerdem dafür sorgen, dass zusammengehörige Arbeiten möglichst an einem Ort durchgeführt werden. Ein häufiges Wechseln der Räume kostet Zeit, kann Patientinnen und Patienten verunsichern und bringt generell mehr Unruhe in den Betrieb.
Qualitätsmanagement (QM)
Beim QM geht es darum, Fehler zu vermeiden. Hilfreich sind zum Beispiel Checklisten und schriftliche Dokumentationen von fehleranfälligen Abläufen. Auch ist es wichtig, die Beschaffenheit und Ausstattung Ihrer Praxis (Räumlichkeiten, EDV, medizinische Geräte) im Auge zu behalten.
Falls es trotz Kontrollen und geordneten Arbeitsabläufen doch einmal zu Fehlern kommt, ist es Ihre Aufgaben, die Ursache zu finden und Ihre Arbeitsabläufe weiter zu optimieren, um das Risiko für erneute Fehler zu verringern. Hierbei sollten Sie stets davon ausgehen, dass Fehler in erster Linie nicht durch Unachtsamkeit von MFA auftreten, sondern weil nur unzureichende Vorsichtsmaßnahmen vorgegeben sind.
Weitere Informationen
Neben einer gut durchdachten Praxisorganisation ist auch der Umgang mit Ihren Teammitgliedern ein ausschlaggebender Faktor für den Erfolg Ihrer Praxis. Erfahren Sie mehr dazu in unserem Artikel zur Mitarbeiterführung für Praxismanagerinnen & Praxismanager.